После выделения помещения или места под архив возникает вопрос о правильном расположении документации. Как поместить бумаги, чтобы поиск нужного дела занимал минимум времени? Нужно все организовать правильно. В этом вопросе важна систематизация и сама мебель, то есть стеллажи и полки. Стеллажи, предназначенные для архивов, обычно устроены таким образом, что их внешняя сторона полностью закрыта и непроницаема для света и влаги.

Просто установить стеллажи для архива и сложить на них все дела недостаточно. Необходимо составить опись всех бумаг. Здесь без классификации документов не обойтись. Обычно бумаги распределяют, основываясь на таких признаках:
• хронологический, для налоговых и бухгалтерских отчетов;
• номинальный, по видовому признаку документов: приказы, акты, постановления и т.д.;
• географический, для компаний имеющих филиалы в различных городах;
• предметно-вопросный, дела, освещающие определенный проект складируются в одну папку;
• корреспондентский, документы классифицируются по имени лица или названию компании, с которой ведется переписка;
• экспертный, классификация документов по времени хранения;
• авторский, объединяются документы ведущиеся авторским коллективом или одним человеком.

   Еще понадобится схема расположения документов. Для нее нужно пронумеровать стеллажи арабскими цифрами. По правилам делается это слева направо, начиная от двери. Нумерация полок осуществляется сверху вниз. Чтобы уменьшить площадь, отведенную под архив, сейчас используют передвижные стеллажи. Они освобождают пространство, увеличивая вместимость хранилища. Как это действует? Стеллажи устанавливаются вплотную, занимая почти всю площадь хранилища. Под ними монтируются алюминиевые «рельсы», по которым конструкции свободно передвигаются. Оставляется лишь небольшой проход.

  Помимо систематизированного размещения бумаг ведется учетная документация. К ней принадлежит:
• список фондов или структурных подразделений;
• лист фонда для фиксации любых изменений;
• опись дел долговременного хранения;
• книга учета движения документов.

   Все архивируемые дела должны быть правильно оформлены. Каждый лист нумеруется в правом верхнем углу. Для особо важных дел составляется внутренняя опись. Если провести систематизацию документов правильно, поиск нужных бумаг пройдет быстро и без потерь.